La noche en que el sistema del hotel colapsó y sobrevivimos solo con papel y lápiz
¿Alguna vez te has sentido como si estuvieras en una telenovela, pero en vez de amores prohibidos, el drama gira en torno a computadoras rebeldes y huéspedes impacientes? Así fue la madrugada en la que, siendo auditor nocturno en un hotel de 60 habitaciones, nuestro sistema de gestión (el famoso PMS) decidió tomarse unas vacaciones… sin avisar. Eran apenas las dos de la mañana de un martes cualquiera, y lo que parecía una noche tranquila se convirtió en una película de suspenso con un toque de comedia negra.
Imagina: 35 huéspedes llegando en las próximas seis horas, sin reservas visibles, sin asignación de cuartos, sin sistema de cobro. Solo yo, mi fiel bolígrafo y un montón de papelitos que pronto se convirtieron en mi única esperanza.
Cuando el caos toca tu puerta: sobrevivir a la vieja escuela
La escena era digna de un episodio de “La Rosa de Guadalupe” versión hotelera: huéspedes mostrando números de confirmación que yo no tenía forma de verificar, tarjetas de crédito que no podía procesar y habitaciones que solo podía asignar confiando en mi memoria... o en los reportes de limpieza del día anterior. ¿El método para saber si un cuarto estaba ocupado? Paseo nocturno por los pasillos, buscando letreros de “No molestar” y cruzando los dedos para no despertar a nadie. ¿Cobros? Volvimos a los 90: improntas manuales de tarjetas, esperando que nadie pensara que iba a clonarles la cuenta.
Por si fuera poco, calcular impuestos a las tres de la mañana, a mano y sin recordar el porcentaje exacto, es un deporte extremo. Ya ni hablar de las caras de los huéspedes, entre incrédulos y resignados, viendo cómo su check-in se convertía en una aventura retro.
Lecciones de la comunidad: la importancia de estar preparados
Lo más curioso es que, después de compartir la historia, decenas de colegas de hoteles en todo el mundo comenzaron a contar sus propias batallas contra sistemas rebeldes. Un comentario destacaba: “Aquí cada turno empieza imprimiendo todos los reportes de reservas, habitaciones ocupadas y cuartos vacíos. Prefiero enfrentarme a una tormenta que andar tocando puertas para ver quién está dentro”. Y sí, tiene razón. ¡En Latinoamérica, si andas tocando puertas a medianoche, seguro más de uno te recibe con cara de pocos amigos, o peor, piensa que eres algún colado!
Otro colega mencionó: “Siempre tenemos reportes de contingencia impresos cada pocas horas, para saber quién llega, quién se va y qué habitaciones están limpias o sucias”. Imagínate, en un país donde el internet puede fallar más que el clima, estos reportes impresos son más valiosos que el café de la mañana. Pero, como dice el refrán, “nadie experimenta en cabeza ajena”. La mayoría solo se acuerda de los respaldos cuando ya es demasiado tarde.
Y es que, como compartió otro usuario, una de las reglas de oro en tecnología es: “¿Cuándo prueba el administrador de sistemas sus respaldos? El primer día después de que el anterior nunca lo hizo”. ¡Tal cual! Descubrimos que nuestro sistema de respaldo no se actualizaba desde hace año y medio, y el soporte del proveedor estaba tan lejos que ni entendían nuestra configuración.
Entre risas, estrés y aprendizaje: lo que nunca se olvida
Hubo quienes bromeaban diciendo que solo faltaba que los huéspedes pensaran que les queríamos clonar la tarjeta al hacer los cobros manuales. Otros admitieron que leer relatos como este les causa más estrés que ver el marcador de un partido de fútbol en penales. Pero entre tanta anécdota, la moraleja es clara: lo que realmente importa en momentos de crisis no son las funciones sofisticadas del sistema, sino la calidad del soporte técnico y tener planes de contingencia probados y listos.
Después de esa noche, no faltó quien en el equipo se pusiera a buscar sistemas de gestión más confiables, revisando reseñas reales y experiencias de otros hoteles. Descubrimos que nuestro flamante sistema tan caro no era precisamente el más estable. Aprendimos, a la mala, que invertir en respaldo y capacitarse para emergencias es tan importante como tener un buen chef en el desayuno buffet.
Reflexión final: ¿y tú, qué harías?
Esa noche cambió la forma en que veo la recepción: ahora me aseguro de tener siempre un plan B (y hasta C), y jamás quiero volver a calcular impuestos a mano a las tres de la mañana. Si trabajas en hotelería en Latinoamérica, sabes que aquí lo único seguro es que todo puede fallar cuando menos lo esperas. Así que la próxima vez que te hospedes y veas a alguien corriendo con papeles y cara de “¿en qué momento me metí en esto?”, dale una sonrisa y paciencia… probablemente esté viviendo su propio episodio de “El día que la tecnología nos dejó solos”.
¿Te ha tocado vivir una noche de caos tecnológico en tu trabajo? ¿Qué harías tú si te tocara manejar todo solo con papel y lápiz? ¡Comparte tu historia abajo y sigamos aprendiendo juntos, porque en este mundo, nadie se salva de un buen susto tecnológico!
Publicación Original en Reddit: the night our pms crashed and we had to run a 60-room hotel with pen and paper